Bảng Cân Đối Kế Toán
Một thước đo thành công của công ty nữa là tỉ lệ phần trăm của lợi nhuận ròng trên doanh thu, được gọi là tỉ lệ lợi nhuận ròng.
Lợi nhuận ròng Tỉ lệ lợi nhuận ròng = x 100%
Bảng Cân Đối Kế Toán
Doanh thu
Trong ví dụ trên, tỉ lệ lợi nhuận ròng là 203.200/1.000.000 x 100% = 20,32%. Để đảm bảo hiệu quả về mặt tài chính, công ty của bạn nên có tỉ lệ lợi nhuận ròng ít nhất là 10%. Điều đó có nghĩa là cứ 1 đô hàng bán được thì bạn có thể bỏ túi 0,1 đô.
Bảng Cân Đối Kế Toán
Loại báo cáo thứ hai mà bạn phải chú ý là Bảng Cân Đối Kế Toán. Nó cho biết mối tương quan giữa số tài sản công ty sở hữu và số tiền công ty nợ tại một thời điểm nhất định. Mức chênh lệch giữa số tài sản và nợ của công ty là vốn chủ sở hữu. Vốn chủ sở hữu là giá trị tiền tệ mà các nhà đầu tư bỏ vào trong công ty.
Bảng Cân Đối Kế Toán nói lên tình trạng “sức khỏe tài chính” của công ty. Sau đây là một Bảng Cân Đối Kế Toán giản lược. Một lần nữa, chúng ta hãy cùng tìm hiểu những thành phần chính của bảng báo cáo này. Đây là những con số mà bạn phải chú trọng để xây dựng một công ty thành công.
Bảng Cân Đối Kế Toán
Có bốn thành phần quan trọng mà bạn phải không ngừng theo dõi và cải thiện trong Bảng Cân Đối Kế Toán:
1) Khoản phải thu,
2) Hàng tồn kho,
3) Khoản phải trả,
4) Nợ ngân hàng
Tuy nhiên, nếu hình thức kinh doanh của bạn là “B to B”, việc khách hàng thanh toán từ 30 tới 60 ngày sau khi nhận được sản phẩm hay dịch vụ của bạn là việc thông thường. Vấn đề là ở chỗ nếu bạn không làm tốt công tác “đòi nợ”, khách hàng thường có xu hướng kéo dài thời hạn trả nợ hơn 30-60 ngày.
1/ Khoản phải thu
Nếu điều này xảy ra, công ty của bạn sẽ có những thiệt hại không đáng có. Vì không thể thu tiền đúng thời hạn, bạn sẽ không có đủ tiền để trang trải các khoản chi phí cũng như trả nợ. Tệ hơn nữa, sau một thời gian, một số “con nợ khó đòi” có thể bị đóng cửa hoặc phá sản, bỏ lại bạn gánh nặng với những món nợ xấu
Tôi đã chứng kiến nhiều công ty (đặc biệt là các công ty quảng cáo và tổ chức sự kiện) chịu cảnh phá sản chỉ vì họ không kiểm soát khoản phải thu kỹ càng, không biết cách thu tiền hiệu quả đâm ra mất cả chì lẫn chài. Như vậy, dù con số doanh thu và lợi nhuận trên sổ sách của bạn có đẹp như thế nào chăng nữa thì cũng chẳng có ý nghĩa gì nếu bạn không nhận tiền một cách nhanh chóng.
Vì thế, bạn phải theo dõi khoản phải thu hàng tuần. Nếu đến kỳ hạn mà khách hàng chưa thanh toán, bạn phải lập tức liên hệ họ ngay. Nếu thấy họ có biểu hiện không trả được nợ vì tình hình tài chính khó khăn, bạn phải thực hiện ngay các biện pháp pháp lý. Trong trường hợp công ty của họ bị phá sản, chủ nợ nào nhanh chân hơn sẽ có cơ hội được trả tiền.
Có lẽ bạn nghĩ tôi có vẻ hơi gay gắt khi bảo bạn phải “thực hiện ngay các biện pháp pháp lý”, nhưng đó là điều tôi rút ra từ kinh nghiệm đau thương của mình. Trong 8 năm điều hành một công ty quảng cáo, tôi đã bị người ta quịt nợ tới gần một triệu đô. Từ đó, tôi học được bài học:
để bảo vệ công ty bạn khỏi việc này, bạn phải áp dụng một chính sách cho vay nghiêm ngặt. Bạn chỉ nên cho các công ty lớn, có uy tín hoặc các cơ quan chính phủ nợ tiền mà thôi. Khi làm việc với các khách hàng mới, nên tránh việc gia hạn thanh toán và nếu có thể, yêu cầu bảo lãnh từ phía ngân hàng. Mất đi một khách hàng còn tốt hơn nhiều so với việc bị vướng phải nợ xấu, vì với tư cách là người trung gian (công ty quảng cáo), bạn vẫn phải trả cho các đơn vị truyền thông (nơi bạn đặt quảng cáo cho khách hàng).
2. Hàng tồn kho
Bạn phải theo dõi hàng tồn kho thật sát sao, nhất là khi công ty bạn kinh doanh sản xuất và bán lẻ. Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm chưa được bán.
Có quá nhiều hàng tồn kho trong một thời gian dài là không tốt, bởi vì bạn có thể không còn tiền để đầu tư vào những hạng mục cần thiết. Thêm vào đó, hàng nằm trong kho càng lâu bao nhiêu, giá trị của nó càng giảm bấy nhiêu. Do đó, bạn phải thường xuyên theo dõi hàng tồn kho để đảm bảo mọi thứ ở mức độ tối ưu. Bạn cần có vừa đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng, đồng thời không bị “giam tiền mặt” quá nhiều.
3. Khoản phải trả
Nếu khoản phải thu là số tiền mà khách hàng nợ bạn (tài sản), thì khoản phải trả là số tiền mà bạn nợ nhà cung ứng hoặc các hóa đơn điện nước, thẻ tín dụng, thuế chưa trả… Do đó, nó thuộc về phần nợ ngắn hạn.
Trong khi bạn muốn khách hàng trả tiền cho bạn càng nhanh càng tốt, bạn lại nên trì hoãn việc thanh toán khoản phải trả càng lâu càng tốt, để duy trì lượng tiền mặt trong tay. Điều này có nghĩa là bạn chỉ cần trả nợ đúng hạn, không cần trả sớm kể cả khi có tiền sẵn trong két.
Trong giai đoạn công ty mới thành lập và thiếu thốn tiền bạc, thậm chí bạn còn phải thương lượng khôn khéo với các nhà cung ứng để kéo dài thời hạn thanh toán nợ (khoảng 60 – 90 ngày sau).
4. Nợ ngân hàng
Con số quan trọng cuối cùng trong Bảng Cân Đối Kế Toán mà bạn nên quan tâm là món nợ dài hạn của công ty. Những khoản nợ này thường nằm dưới dạng vay ngân hàng.
Nợ ngân hàng không hẳn là một điều xấu. Thậm chí, nếu vay ở một mức độ thích hợp, thì đó là một nguồn vốn giúp bạn mở rộng kinh doanh, tăng lợi nhuận mà không phải chia sẻ quyền sở hữu công ty. Do đó, vay nợ dài hạn có thể giúp bạn (và cả các cổ đông) đạt được tỉ lệ lợi nhuận cao hơn từ khoản đầu tư.
Điều quan trọng là bạn phải chắc chắn mình không vay nợ quá nhiều. Trong trường hợp bạn không thể trả nợ hàng tháng, bạn có thể bị kiện và phá sản. An toàn nhất là bạn nên đảm bảo số tiền trả ngân hàng hàng tháng không vượt quá 20% chi phí cố định và tổng số nợ không vượt quá ba lần lợi nhuận ròng hàng năm của công ty.
Bảng Cân Đối Kế Toán