Bốn bước xây dựng công ty BỘ MÁY THÀNH CÔNG CHO CÔNG TY
1. Lên sơ đồ tổ chức và phân công người vào tất cả các bộ phận
Việc đầu tiên bạn cần làm là lập sơ đồ tổ chức công ty để thấy rõ các bộ phận quan trọng nhất thiết phải có để công ty hoạt động. Một việc làm tựa như điểm lại tất cả các động cơ cần thiết để máy bay cất cánh. Tiếp theo, bạn phải chỉ định nhân sự cho từng bộ phận. Nói nôm na, điền tên bạn, cộng sự, nhân viên và người hợp tác vào tất cả các ô trống. Đây là việc làm để đảm bảo rằng mỗi bộ phận đều có người phụ trách và không có bộ phận nào trống. Khi bắt đầu AKLTG, chúng tôi chỉ có bốn người: Adam, Patrick (cộng sự), Sant và sau đó là Stuart (cộng sự), chúng tôi phân chia công việc như sau:
2. Phát triển cách tốt nhất để hoàn thành chức năng của mỗi bộ phận
Mỗi người phải tìm cách hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả nhất. Ví dụ, khi tôi phụ trách bộ phận quảng cáo/khuyến mãi, tôi phải tìm tòi, hoàn thiện và phát triển những phương pháp hữu hiệu nhất để thu hút khách hàng tiềm năng tham gia chương trình của chúng tôi. Tôi đã xây dựng và phát triển cách viết các mẫu quảng cáo tốt nhất, nghĩ ra những kênh quảng bá hiệu quả nhất và tìm ra các nguồn khách hàng lớn (ví dụ: quảng cáo qua điện thoại, hợp tác khuyến mãi với những công ty khác, v.v…). Tôi cũng tìm ra cách đạt tỉ lệ mua hàng cao nhất: sử dụng biện pháp hoàn lại tiền nếu chất lượng không như ý, tổng hợp những lời cảm nhận của khách hàng cũ, tổ chức những buổi thuyết trình có nội dung hấp dẫn, v.v…
Câu hỏi đặt ra: làm thế nào tìm ra cách hiệu quả nhất để hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình? Ví dụ, nếu từng là một đầu bếp, bạn có thể chỉ biết chút ít về tiếp thị, vậy thì làm thế nào bạn có thể phát triển một chiến lược tiếp thị tốt? Tôi phát hiện ra rằng, cách tốt nhất để có được những phương pháp hiệu quả là học hỏi từ những chuyên gia đầu ngành hoặc những người có thâm niên trong nghề. Để thâm nhập vào lĩnh vực tiếp thị, tôi đã tham dự rất nhiều buổi hội thảo và dùi mài đọc sách của những ông tổ về tiếp thị như Jay Abraham, Brad Sugars và John Caples.
Patrick, Giám đốc tài chính của công ty, đọc nhiều sách về quản lý dòng tiền, làm ngân sách và dự báo thu chi, nhờ vậy anh học và áp dụng những chiến lược tài chính tốt nhất để đảm bảo rằng AKLTG luôn hiệu quả trong việc quản lý dòng tiền và thu được lợi nhuận cao nhất.
Chắc hẳn bạn sợ sẽ phải đọc hàng núi sách để tìm được chiến lược tốt nhất, nhưng xin bạn đừng lo lắng. Tôi đã làm việc này thay bạn. Trong phần còn lại của quyển sách, tôi sẽ giới thiệu những chiến lược tốt nhất về tài chính, tiếp thị và vận hành công ty mà tôi đã dày công chọn lọc, tất cả những việc bạn cần làm là linh hoạt áp dụng nó vào công ty của mình.
3. Tiêu chuẩn hóa công việc cho từng vị trí (Sổ tay nhân viên)
Dù bạn là nhà tiếp thị hay người bán hàng giỏi nhất trong công ty, nhưng nếu bạn không thể huấn luyện người khác làm được giống như bạn thì cũng vô ích mà thôi. Nhớ rằng nếu bạn là người duy nhất làm được một việc nào đó, bạn sẽ bị gắn chặt vĩnh viễn vào vị trí đó và công ty không thể lớn mạnh lên được. Nó không thể hoạt động mà không có bạn và không thể được nhân rộng mô hình sang những nơi khác. Tương tự, phải có ai đó dành 100% thời gian phụ trách một bộ phận để công ty có thể đạt tới đỉnh điểm thành công. Mỗi vị trí phải có người làm toàn thời gian. Khi bạn, với tư cách người chủ, phải phụ trách quá nhiều bộ phận, thời gian của bạn sẽ bị chia nhỏ cho các bộ phận ấy và mỗi mắt xích sẽ không thể chạy một cách tốt nhất. Giống như chiếc máy bay mà mỗi động cơ chỉ hoạt động 25% công suất, nó sẽ không thể đạt được tốc độ tối đa.
Một khi bạn đã tìm ra cách tốt nhất để hoàn thành chức năng của một bộ phận, bạn có thể soạn ra “Sổ tay nhân viên” để bất kỳ ai vào thay thế bạn trong vị trí đó đều có thể đạt được kết quả tương tự.
Quyển “Sổ tay nhân viên” cần nêu rõ những vấn đề sau:
– Trách nhiệm của công việc (tức là cần phải làm gì)
– Quy trình làm việc tiêu chuẩn (tức là làm như thế nào)
– Tiêu chuẩn đánh giá công việc và những chuẩn mực cần đạt được (tức là kết quả)
Sau đây tôi xin giới thiệu một phần “Sổ tay nhân viên” cho bộ phận tư vấn chương trình của tôi (dành cho khách hàng doanh nghiệp) để bạn tham khảo.
4. Huấn luyện nhân viên thay thế và tham gia vào những bộ phận tạo ra giá trị cao hơn
Bước cuối cùng mà bạn cần thực hiện là tuyển dụng và huấn luyện cho người thay thế vị trí của bạn, cùng với sự giúp đỡ của “Sổ tay nhân viên”. Một khi đã tìm được người thay thế, bạn có thể tham gia nhiều hơn vào những bộ phận mang lại giá trị cao hơn, tức là tập trung vào vai trò vạch đường hướng chiến lược cho công ty. Nhớ rằng mục tiêu cuối cùng là bạn giải phóng mình khỏi công việc vận hành hàng ngày. Ví dụ, thời kỳ đầu tôi kiêm nhiều vai trò: chịu trách nhiệm về bộ phận quảng cáo/khuyến mãi, bán hàng trực tiếp (cho công ty/trường học) cũng như công tác huấn luyện và đào tạo. Tôi cũng đảm nhiệm việc phát triển giáo trình (viết tài liệu học và biên soạn chương trình giảng dạy). Vài năm sau, tôi đã huấn luyện những nhân viên khác thay mình thực hiện những việc này, trong khi tôi tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn trong sơ đồ tổ chức. Ngày nay, tôi nắm giữ vị trí chủ tịch, tập trung phát triển các thị trường mới, viết sách và thiết kế các khóa học mới. Các phần việc còn lại trong công ty đã có hơn 80 nhân viên khác, tính riêng ở Singapore, đảm nhiệm.
Bốn bước xây dựng công ty