Chi Phí Thành Lập Doanh Nghiệp Và Các Khoản Phát Sinh

Bên cạnh các quy trình thủ tục, chi phí thành lập doanh nghiệp là mối quan tâm hàng đầu của nhiều người khởi nghiệp. Ai cũng muốn biết thành lập công ty hết bao nhiêu tiền và cần chuẩn bị ngân sách ra sao để mở doanh nghiệp suôn sẻ. Nhiều người cho rằng chỉ cần vài trăm nghìn đồng lệ phí nhà nước là đủ, nhưng thực tế, ngoài những khoản lệ phí chính thức theo quy định, còn có không ít chi phí phát sinh. Bài viết này sẽ liệt kê chi tiết các loại chi phí cần thiết khi thành lập doanh nghiệp, cũng như đưa ra một số kinh nghiệm giúp bạn tối ưu chi phí, tránh những khoản phát sinh không đáng có.

Chi phí đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định

Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, bạn sẽ phải nộp một số khoản phí và lệ phí bắt buộc theo quy định của nhà nước. Những chi phí chính bao gồm:

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: Đây là mức phí ban đầu bạn phải đóng tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty và được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (nơi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp). Lưu ý: Trường hợp đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tuyến, bạn sẽ không cần nộp khoản phí này. Mức lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp hiện nay là 50.000 đồng cho mỗi hồ sơ.

Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn phải công bố nội dung đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, mức phí cho việc công bố nội dung là 100.000 đồng.

Chi phí khắc con dấu tròn công ty: Chi phí khắc dấu sẽ dao động từ 450.000 đồng - 500.000 đồng, phụ thuộc vào đơn vị cung cấp cũng như yêu cầu từ doanh nghiệp của bạn. Khi sử dụng dịch vụ thành lập công ty tại một số đơn vị, chi phí khắc dấu tròn cho công ty thường cố định khoảng 450.000 đồng mỗi dấu.

Các chi phí phát sinh khác: Trong quá trình chuẩn bị, soạn thảo bộ hồ sơ thành lập, doanh nghiệp sẽ cần thanh toán các khoản chi phí như: in ấn, công chứng, đi lại… Hoặc doanh nghiệp có thể phát sinh phí dịch vụ thành lập công ty khi chọn lựa các đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập.

Như vậy, về cơ bản khi đăng ký doanh nghiệp, bạn chỉ mất khoảng 150.000 đồng cho lệ phí nhà nước và công bố thông tin (nếu tự làm). Nếu sử dụng dịch vụ, bạn sẽ trả thêm phí dịch vụ cho đơn vị tư vấn tùy thỏa thuận.

Chi phí dịch vụ và các khoản phát sinh khi làm thủ tục

Nhiều người lựa chọn tự mình hoàn thiện hồ sơ để tiết kiệm tiền, trong khi không ít người khác lại sử dụng dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói. Việc này tạo ra sự khác biệt về chi phí trong giai đoạn làm thủ tục đăng ký. Dưới đây là những khoản chi có thể phát sinh:

Chi phí dịch vụ làm giấy phép: Nếu bạn thuê một công ty tư vấn hoặc luật sư lo trọn gói thủ tục thành lập doanh nghiệp, bạn sẽ trả một khoản phí dịch vụ. Chi phí này tùy thuộc từng đơn vị cung cấp và phạm vi công việc, nhưng thường giao động từ 1.000.000 đến 3.000.000 đồng đối với doanh nghiệp trong nước (công ty vốn thuần Việt). Mức phí này thường đã bao gồm luôn việc soạn hồ sơ, nộp hồ sơ, lệ phí nhà nước và nhận kết quả, tức bạn không phải lo lắng gì thêm. Một số nơi báo giá thấp hơn (vài trăm nghìn đồng) nhưng có thể chưa gồm phí nhà nước hoặc chỉ làm một phần thủ tục. Bạn nên hỏi rõ phạm vi dịch vụ nếu có ý định thuê ngoài.

Phí photo, in ấn, công chứng giấy tờ: Khi tự làm hồ sơ, bạn sẽ tốn một chút chi phí cho việc in ấn mẫu đơn, photo chứng minh nhân dân/ căn cước công dân và công chứng các giấy tờ này. Mỗi bản sao công chứng CMND/CCCD thường mất khoảng 2.000 – 5.000 đồng/trang, rất rẻ, nhưng nếu doanh nghiệp có nhiều thành viên góp vốn, cần nhiều bản sao thì cũng nên tính vào kế hoạch. Việc in biểu mẫu, đơn từ cũng tiêu tốn ít tiền giấy mực. Tổng chi phí in ấn, công chứng thường chỉ vài chục nghìn đồng, không đáng kể, nhưng vẫn là khoản chi thực tế.

Chi phí đi lại, gửi hồ sơ: Nếu nộp hồ sơ trực tiếp, bạn sẽ mất chi phí di chuyển đến cơ quan đăng ký kinh doanh (xăng xe, gửi xe). Nếu ở xa, có thể thêm phí gửi chuyển phát nếu muốn nhận kết quả qua bưu điện. Khoản này khó ước lượng chính xác nhưng thường không lớn (trừ khi bạn phải đi lại nhiều lần do hồ sơ sai). Với đăng ký online, bạn gần như không tốn chi phí đi lại, chỉ cần một máy tính kết nối mạng.

Chi phí cho các yêu cầu đặc thù: Trong một số trường hợp đặc biệt, chi phí có thể tăng thêm nếu yêu cầu thủ tục phức tạp hơn bình thường. Ví dụ, nếu doanh nghiệp có vốn nước ngoài, bạn sẽ cần dịch thuật, công chứng các giấy tờ của nhà đầu tư nước ngoài (hộ chiếu, tài liệu chứng nhận đăng ký kinh doanh ở nước ngoài) – chi phí dịch công chứng tính theo trang, có thể vài trăm nghìn cho mỗi loại giấy tờ. Hoặc nếu bạn muốn có kết quả giấy phép rất nhanh (trước 3 ngày), một số dịch vụ có thể đề xuất gói làm nhanh với phụ phí.

Tóm lại, trong giai đoạn tiến hành thủ tục đăng ký, ngoài các khoản lệ phí nhà nước cố định khá thấp, bạn nên dự trù thêm một khoản cho việc sử dụng dịch vụ (nếu có) và các chi phí lặt vặt như đi lại, in ấn. Đối với đa số trường hợp thành lập công ty nhỏ, tổng chi cho giai đoạn này thường chỉ vào khoảng vài trăm nghìn (tự làm) hoặc khoảng 1-2 triệu (nếu thuê dịch vụ, đã bao gồm lệ phí).

Chi phí sau khi thành lập doanh nghiệp

Nhiều người chỉ tính toán chi phí đến khi có giấy phép mà quên rằng để doanh nghiệp thực sự hoạt động, còn một số việc phải làm kèm theo những khoản chi tương ứng. Dưới đây là các chi phí sau thành lập mà bạn cần lưu ý:

Làm biển hiệu công ty: Ngay khi bắt đầu hoạt động, công ty nên có biển hiệu (biển tên) gắn tại trụ sở chính. Đây không chỉ là yêu cầu để khách hàng nhận biết, mà còn là quy định bắt buộc (cơ quan thuế hoặc quản lý thị trường có thể kiểm tra và phạt nếu doanh nghiệp không có biển hiệu tại địa chỉ đăng ký). Chi phí làm một bảng hiệu công ty nhỏ bằng mica (kích thước cỡ 20x30 cm) hiện vào khoảng 150.000 – 300.000 đồng tùy chất liệu và địa điểm làm. Nếu bảng hiệu lớn hơn hoặc chất liệu cao cấp (inox, đồng) thì giá cao hơn, nhưng đối với công ty mới bạn chỉ cần biển đơn giản, đủ thông tin là được.

Mua chữ ký số (USB Token): Để thực hiện kê khai thuế điện tử, nộp thuế điện tử và xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải có một chứng thư số (thường gọi là chữ ký số) do các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số bán. Chi phí mua chữ ký số thường tính theo gói thời gian: Ví dụ khoảng 1.500.000 đồng cho 3 năm sử dụng (tương ứng ~500.000/năm) hoặc bạn có thể mua gói 1 năm, 2 năm tùy nhu cầu. Ban đầu thành lập, bạn nên mua luôn gói 3 năm cho kinh tế. Các nhà cung cấp phổ biến gồm Viettel-CA, FPT-CA, VNPT-CA... Mức giá có thể chênh lệch nhưng không quá lớn. Đây là khoản chi bắt buộc nếu bạn muốn nộp tờ khai thuế, báo cáo thuế qua mạng như quy định hiện nay.

Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử: Hiện nay mọi doanh nghiệp đều phải dùng hóa đơn điện tử khi mua - bán hàng hóa. Chính vì thế, hóa đơn điện tử cũng được liệt kê vào các khoản chi phí thành lập công ty. Tùy thuộc vào đơn vị cung cấp và số lượng hóa đơn điện tử cần mua mà mức giá khác nhau. Bạn có thể tham khảo mua hóa đơn điện tử của Viettel, Easyinvoice, Mobiphone với mức phí tiết kiệm. Ví dụ: Viettel – từ 143.000đ/100 hóa đơn; Easyinvoice – từ 325.000đ/100 hóa đơn; Mobiphone – từ 270.000đ/300 hóa đơn.

Phí phát hành hóa đơn điện tử: Sau khi đã mua hóa đơn điện tử, bạn phải tiến hành thủ tục thông báo phát hành hóa đơn gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi sử dụng nếu không muốn bị xử phạt. Khi đó: - Trường hợp bạn tự mình thực hiện thì hoàn toàn không mất phí. - Trường hợp bạn sử dụng dịch vụ để tiết kiệm thời gian, phí dịch vụ thường là: 500.000 đồng.

Chi phí khai thuế ban đầu: Kê khai thuế ban đầu là việc rất quan trọng và bắt buộc đối với doanh nghiệp sau khi thành lập. Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khai thuế ban đầu trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nếu không sẽ bị xử phạt từ 2.000.000 đồng - 25.000.000 đồng tùy theo mức độ vi phạm. Tương tự như việc phát hành hóa đơn điện tử, bạn sẽ không mất phí khi tự thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, nếu bạn chưa biết về thủ tục khai thuế, muốn hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả thì có thể sử dụng dịch vụ khai thuế ban đầu với mức phí khoảng 500.000 đồng.

(Lưu ý: Đối với lệ phí môn bài, theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP thì các doanh nghiệp thành lập từ 25/02/2020 trở đi đều được miễn lệ phí môn bài năm đầu thành lập. Vì thế, khi mới thành lập bạn không cần phải nộp mức lệ phí này.)

Nhìn chung, chi phí sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khá nhiều, có chi phí chỉ cần thanh toán một lần, có chi phí cần thanh toán định kỳ. Bạn nên có kế hoạch sẵn cho các khoản này:

·       Phí làm bảng hiệu công ty: Khoảng 200.000 đồng/bảng (tùy chất liệu và kích thước).

·       Phí khắc con dấu chức danh cho giám đốc: Khoảng 200.000 đồng (nếu cần).

·       Phí mở tài khoản ngân hàng: Thủ tục mở miễn phí, chỉ cần duy trì 1.000.000 đồng trong tài khoản (tùy quy định từng ngân hàng).

·       Phí mua chữ ký số điện tử: Từ 1.350.000 đồng (tùy nhà cung cấp và số năm sử dụng).

·       Phí mua hóa đơn điện tử: Từ 143.000 đồng/100 hóa đơn (tùy nhà cung cấp và số lượng mua).

·       Chi phí phát hành hóa đơn: Miễn phí nếu tự làm, khoảng 500.000 đồng nếu thuê dịch vụ.

·       Lệ phí môn bài: 2.000.000 - 3.000.000 đồng/năm (miễn năm đầu).

·       Chi phí kế toán, nhân sự khác: Tùy nhu cầu (nếu thuê dịch vụ kế toán, chi phí khoảng vài trăm nghìn đến vài triệu mỗi tháng; nếu có nhân viên, tính thêm tiền lương, bảo hiểm...).

Có thể thấy, chi phí sau thành lập doanh nghiệp thường cao hơn rất nhiều so với chi phí đăng ký ban đầu. Bạn cần lập kế hoạch tài chính ít nhất cho 6 tháng đến 1 năm đầu hoạt động, bao gồm cả các khoản chi kể trên, để đảm bảo công ty vận hành trơn tru mà không cạn kiệt nguồn lực.

Những lưu ý để tối ưu chi phí khi mở doanh nghiệp

Chi phí thành lập doanh nghiệp tuy không quá lớn nhưng nếu không có kế hoạch, bạn có thể tiêu tốn nhiều hơn mức cần thiết. Dưới đây là một số kinh nghiệm thực tế giúp bạn tiết kiệm và tránh lãng phí:

Chuẩn bị kỹ để tránh làm đi làm lại: Mỗi lần hồ sơ sai phải nộp bổ sung, ngoài việc mất thời gian, có thể phát sinh chi phí đi lại, in ấn lại tài liệu. Do đó, hãy nghiên cứu kỹ các bước thủ tục, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng ngay từ lần đầu. Bạn có thể tham khảo trước danh mục hồ sơ hoặc hỏi ý kiến người có kinh nghiệm để hạn chế sai sót. Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh nộp một lần đậu sẽ tiết kiệm cả tiền bạc lẫn công sức.

Đăng ký kinh doanh qua mạng: Như đã đề cập, nộp hồ sơ online được miễn lệ phí đăng ký 50.000 đồng. Không chỉ vậy, nộp online còn giúp bạn tiết kiệm chi phí in hồ sơ và đi lại nhiều lần. Bạn chỉ cần scan tài liệu một lần, không phải in ra nộp trực tiếp. Hơn nữa, mọi thao tác thực hiện từ nhà hoặc văn phòng của bạn, vừa đỡ tốn tiền xăng xe vừa tiết kiệm thời gian quý báu (mà thời gian cũng chính là tiền bạc).

Tận dụng ưu đãi miễn phí năm đầu: Đừng quên rằng công ty mới được miễn lệ phí môn bài năm đầu. Đây là khoản 2-3 triệu đồng tiết kiệm được. Hãy tận dụng điều này để dành ngân sách cho việc khác quan trọng hơn trong năm đầu khởi nghiệp. Sang đầu năm thứ hai, nhớ chuẩn bị nộp lệ phí môn bài đúng hạn để không bị phạt chậm nộp.

Chọn gói dịch vụ phù hợp: Nếu bạn quyết định thuê dịch vụ thành lập doanh nghiệp, hãy lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhu cầu và túi tiền. Không phải lúc nào gói đắt nhất cũng tốt, đôi khi có những dịch vụ bạn có thể tự làm được. Chẳng hạn, nếu gói cơ bản của một công ty luật chỉ làm thủ tục đăng ký và khắc dấu, còn các việc sau đó bạn có thể tự lo, thì bạn không nhất thiết phải trả thêm tiền cho gói mở rộng bao gồm cả kê khai thuế ban đầu hay làm hóa đơn. Hãy trao đổi rõ với bên tư vấn để chọn gói tiết kiệm mà vẫn đảm bảo đủ các khâu bạn cần hỗ trợ.

Không tiết kiệm “nhầm chỗ”: Ngược lại, có những khoản bạn không nên tiết kiệm quá mức vì có thể gây rủi ro. Ví dụ, chữ ký số và hóa đơn điện tử là bắt buộc, không thể né tránh chi phí này – việc cố hoạt động không hóa đơn sẽ khiến bạn kinh doanh không chính thức và có thể bị phạt nặng. Hay việc làm bảng hiệu công ty: có trường hợp chủ doanh nghiệp chủ quan không làm biển để đỡ tốn vài trăm ngàn, kết quả bị đoàn kiểm tra phạt vài triệu vì lỗi không gắn biển tại trụ sở. Do vậy, hãy tiết kiệm hợp lý nhưng đừng cắt bỏ những thứ cần thiết cho sự tuân thủ pháp luật của công ty.

Theo dõi sát các ưu đãi, hỗ trợ từ nhà nước: Thỉnh thoảng, chính phủ hoặc các địa phương có chính sách hỗ trợ chi phí cho startup. Chẳng hạn, có giai đoạn việc nộp hồ sơ online không chỉ miễn lệ phí mà còn được tặng chữ ký số miễn phí 1 năm. Hoặc các trung tâm xúc tiến đầu tư ở một số thành phố cung cấp dịch vụ tư vấn đăng ký doanh nghiệp miễn phí cho thanh niên khởi nghiệp. Hãy tìm hiểu xem bạn có thuộc diện được ưu đãi nào không để tận dụng. Những hỗ trợ này tuy nhỏ nhưng góp phần giảm chi phí và tạo thuận lợi cho bạn trong bước đầu.

Tóm lại, việc dự trù và quản lý tốt chi phí thành lập doanh nghiệp sẽ giúp bạn khởi đầu thuận lợi, không bị áp lực tài chính ngay từ ban đầu. Hãy tính toán kỹ các khoản phải chi, chuẩn bị dư ra một khoản cho các phát sinh và luôn có kế hoạch sử dụng vốn hợp lý. Khi tài chính được kiểm soát, bạn sẽ an tâm tập trung phát triển doanh nghiệp thay vì lo lắng về những hóa đơn, lệ phí nhỏ nhặt. Khởi nghiệp luôn cần tính toán, và tối ưu chi phí là một phần quan trọng trong bài toán đó.