Hồ Sơ Đăng Ký Thành Lập Doanh Nghiệp Đầy Đủ

 Hồ Sơ Đăng Ký Thành Lập Doanh Nghiệp Đầy Đủ

Một bộ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp đầy đủ là chìa khóa để công ty bạn được cấp giấy phép kinh doanh nhanh chóng. Nếu hồ sơ thiếu sót hoặc sai mẫu, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu bổ sung, gây mất thời gian. Vậy cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi mở doanh nghiệp? Bài viết này sẽ liệt kê chi tiết hồ sơ thành lập cho các loại hình doanh nghiệp phổ biến (công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh) theo quy định hiện hành. Đồng thời, chúng tôi cũng đề cập những lưu ý quan trọng giúp bạn sắp xếp giấy tờ một cách đầy đủ, chính xác ngay từ lần nộp đầu tiên (bao gồm trường hợp có vốn đầu tư nước ngoài). Qua đó, bạn sẽ hiểu rõ mình cần chuẩn bị những gì để tránh thiếu sót trong quá trình đăng ký.

Hồ sơ thành lập công ty TNHH một thành viên

Công ty TNHH một thành viên là doanh nghiệp do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu (chỉ có một thành viên góp vốn). Hồ sơ đăng ký loại hình này tương đối đơn giản vì cơ cấu sở hữu chỉ có một người. Một bộ hồ sơ đầy đủ để thành lập công ty TNHH một thành viên bao gồm:

·       Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Đây là mẫu đơn theo quy định (thường gọi là mẫu đăng ký kinh doanh). Trong đơn, bạn khai thông tin tên công ty, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề, thông tin chủ sở hữu và người đại diện theo pháp luật.

·       Điều lệ công ty: Văn bản điều lệ do chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên thông qua. Điều lệ quy định các nội dung về tên, trụ sở, ngành nghề, vốn, quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, cơ cấu quản lý công ty... Chủ sở hữu (hoặc người đại diện) phải ký tên ở cuối bản điều lệ.

·       Bản sao giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu và người đại diện theo pháp luật: Thông thường là bản sao công chứng/chứng thực chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của chủ công ty và của người đại diện (nếu người đại diện không chính là chủ sở hữu).

·       Giấy uỷ quyền (nếu có): Trường hợp chủ sở hữu hoặc người đại diện không trực tiếp đi nộp hồ sơ, cần có giấy ủy quyền cho người được nhờ thực hiện thủ tục. Kèm theo đó là bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.

Nếu chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên là một tổ chức (ví dụ một công ty khác góp vốn mở công ty con) thì hồ sơ cần bổ sung: Bản sao quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức đó; và văn bản ủy quyền cử người đại diện quản lý phần vốn góp (kèm giấy tờ tùy thân của người đại diện được cử).

Hồ sơ thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên

Công ty TNHH hai thành viên trở lên có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn. Hồ sơ thành lập loại hình này tương tự hồ sơ công ty TNHH một thành viên nhưng có thêm giấy tờ liên quan đến các thành viên khác. Cụ thể, bạn cần chuẩn bị:

·       Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: (giống như đối với công ty TNHH MTV, nội dung bao gồm thông tin doanh nghiệp dự định thành lập và các thành viên góp vốn chính).

·       Điều lệ công ty: Văn bản điều lệ phải có chữ ký của tất cả các thành viên sáng lập hoặc người đại diện theo ủy quyền của họ. Điều lệ công ty TNHH 2 thành viên trở lên cũng bao gồm các thông tin cơ bản về công ty và quy định quyền, nghĩa vụ của các thành viên, cách thức quản lý, phân chia lợi nhuận, v.v.

·       Danh sách thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên: Đây là phụ lục liệt kê toàn bộ các thành viên góp vốn vào công ty, kèm thông tin cá nhân (họ tên, năm sinh, quốc tịch, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ) hoặc thông tin pháp nhân nếu thành viên là tổ chức, cùng tỷ lệ vốn góp của mỗi thành viên.

·       Bản sao giấy tờ pháp lý của các thành viên: Bao gồm CMND/CCCD/hộ chiếu của từng thành viên góp vốn là cá nhân; nếu có thành viên là tổ chức thì cần bản sao giấy đăng ký doanh nghiệp của tổ chức đó và giấy tờ của người đại diện phần vốn góp. Tất cả bản sao nên được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ.

·       Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật: (nếu người đại diện không nằm trong số các thành viên đã liệt kê ở trên, ví dụ thuê giám đốc bên ngoài thì cũng cần giấy tờ của người này).

·       Giấy uỷ quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là thành viên): Tương tự trường hợp công ty một thành viên, nếu bạn thuê dịch vụ hoặc ủy thác cho người khác nộp hồ sơ thì cần văn bản ủy quyền kèm giấy tờ tùy thân của người đi nộp.

Lưu ý: Số lượng thành viên tối đa của công ty TNHH là 50. Nếu dự định có nhiều hơn 50 cổ đông, bạn phải thành lập loại hình công ty cổ phần.

Hồ sơ thành lập công ty cổ phần

Công ty cổ phần có ít nhất 3 cổ đông sáng lập, không giới hạn số lượng tối đa. Đây là loại hình doanh nghiệp phổ biến khi muốn có nhiều chủ sở hữu và khả năng huy động vốn rộng (thông qua phát hành cổ phần). Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần bao gồm:

·       Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: (tương tự như các trường hợp trên, điền theo mẫu dành cho công ty cổ phần).

·       Điều lệ công ty cổ phần: Văn bản điều lệ cần có chữ ký của tất cả cổ đông sáng lập (hoặc người đại diện được ủy quyền của họ). Điều lệ quy định chi tiết về tổ chức quản lý công ty cổ phần (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát...), quyền hạn của các cổ đông, phương thức chuyển nhượng cổ phần, v.v.

·       Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài: Trong danh sách này, bạn liệt kê các cổ đông sáng lập (những người góp vốn thành lập ban đầu) và nếu có cổ đông nào là tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài thì liệt kê riêng theo mẫu. Thông tin bao gồm tên cổ đông, loại cổ đông (cá nhân/tổ chức, trong nước/nước ngoài), thông tin nhận diện và tỷ lệ cổ phần nắm giữ.

·       Bản sao giấy tờ pháp lý của cổ đông sáng lập: Đối với cổ đông là cá nhân: bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của từng người. Đối với cổ đông là tổ chức trong nước: bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức đó, kèm quyết định cử người đại diện góp vốn. Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài: bản sao giấy đăng ký thành lập (giấy phép) của tổ chức, phải được hợp pháp hóa lãnh sự; và quyết định cử người đại diện quản lý phần vốn tại công ty ở Việt Nam.

·       Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật: (nếu người đại diện không nằm trong danh sách cổ đông ở trên).

·       Giấy uỷ quyền khi nộp hồ sơ (nếu có): Trường hợp ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ thay mặt các cổ đông, cần văn bản ủy quyền và giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền.

Hồ sơ công ty cổ phần nhìn chung phức tạp hơn công ty TNHH do số lượng cổ đông nhiều hơn. Tuy nhiên, nếu chuẩn bị đúng theo danh mục trên, bạn sẽ có một bộ hồ sơ đầy đủ để nộp cho cơ quan đăng ký.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình. Loại hình này không có tư cách pháp nhân riêng biệt với chủ doanh nghiệp. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân đơn giản nhất, bao gồm:

·       Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tư nhân: Mẫu đơn đăng ký dành riêng cho doanh nghiệp tư nhân, trong đó ghi rõ tên chủ doanh nghiệp, tên DN tư nhân dự kiến, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn đầu tư ban đầu,...

·       Bản sao giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp: Vì chủ DNTN cũng chính là đại diện pháp luật, nên chỉ cần bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đó (được công chứng/chứng thực).

·       Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền nộp hồ sơ): Nếu chủ doanh nghiệp không trực tiếp đi nộp mà nhờ người khác, cần giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ của người được ủy quyền.

Lưu ý, doanh nghiệp tư nhân không cần điều lệ công ty và cũng không có đồng sáng lập nào khác, nên hồ sơ gọn hơn hẳn so với công ty TNHH hay cổ phần.

Hồ sơ thành lập công ty hợp danh

Công ty hợp danh là loại hình doanh nghiệp trong đó có ít nhất 2 thành viên hợp danh (các cá nhân cùng kinh doanh, chịu trách nhiệm vô hạn) và có thể có thêm thành viên góp vốn (chịu trách nhiệm hữu hạn). Mô hình này ít phổ biến hơn, nhưng nếu bạn dự định thành lập công ty hợp danh, cần chuẩn bị:

·       Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: (theo mẫu dành cho công ty hợp danh).

·       Điều lệ công ty hợp danh: Văn bản điều lệ có chữ ký của tất cả các thành viên hợp danh. Nội dung điều lệ tương tự các công ty khác, quy định quyền hạn và trách nhiệm của thành viên hợp danh và góp vốn, cách phân chia lợi nhuận, quản lý công ty.

·       Danh sách thành viên công ty hợp danh: Liệt kê các thành viên hợp danh và thành viên góp vốn (nếu có), kèm thông tin cá nhân tương tự danh sách thành viên công ty TNHH hoặc danh sách cổ đông công ty cổ phần.

·       Bản sao giấy tờ pháp lý của các thành viên: Bao gồm CMND/CCCD/hộ chiếu của từng thành viên hợp danh và góp vốn. Nếu thành viên góp vốn là tổ chức thì chuẩn bị giấy tờ tương tự trường hợp thành viên tổ chức của công ty TNHH.

·       Giấy uỷ quyền nộp hồ sơ (nếu cần): Nếu một hoặc một số thành viên hợp danh được ủy quyền cho người khác đi nộp hồ sơ thay, cần có giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ của người đó.

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI)

Trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài tham gia thành lập doanh nghiệp, ngoài các giấy tờ hồ sơ như trên tùy loại hình doanh nghiệp, bạn cần lưu ý thêm một số tài liệu sau:

·       Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC): Theo Luật Đầu tư, nếu công ty có vốn nước ngoài (tỷ lệ trên 50% hoặc thuộc ngành nghề phải xin chủ trương), nhà đầu tư cần thực hiện thủ tục đăng ký đầu tư và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trước khi thành lập doanh nghiệp. Do đó, khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, bạn phải kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (hoặc Văn bản chấp thuận góp vốn/mua cổ phần nếu trường hợp không phải xin IRC).

·       Tài liệu về nhà đầu tư nước ngoài: Nếu nhà đầu tư là cá nhân nước ngoài góp vốn, cần bản sao hộ chiếu (được hợp pháp hóa lãnh sự nếu nộp bản giấy tại Việt Nam). Nếu nhà đầu tư là tổ chức nước ngoài, cần bản sao giấy phép thành lập hoặc tài liệu tương đương của tổ chức đó, có hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật sang tiếng Việt.

·       Các giấy tờ khác theo yêu cầu đặc thù: Một số trường hợp đặc biệt (ví dụ công ty liên quan đến ngành nghề dịch vụ bảo vệ, giáo dục, y tế...) có thể yêu cầu thêm văn bản chấp thuận của cơ quan quản lý chuyên ngành. Tuy nhiên, những trường hợp này không phổ biến và thường sẽ được hướng dẫn cụ thể tùy theo ngành nghề.

Tóm lại, nếu có yếu tố nước ngoài, bạn cần chuẩn bị kỹ hơn và có thể phải thực hiện thêm bước xin giấy phép đầu tư trước.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

·       Sử dụng đúng mẫu đơn và biểu mẫu: Mỗi loại hình doanh nghiệp có mẫu giấy đề nghị đăng ký riêng (do Bộ Kế hoạch & Đầu tư ban hành). Hãy tải mẫu mới nhất từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc xin tại Phòng đăng ký kinh doanh để điền cho chính xác.

·       Công chứng/chứng thực giấy tờ: Các bản sao giấy tờ như CMND/CCCD/hộ chiếu, giấy phép đăng ký kinh doanh (đối với tổ chức góp vốn) cần được công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền trước khi nộp (nếu nộp hồ sơ bản giấy). Bản sao không công chứng có thể được chấp nhận khi nộp hồ sơ online nhưng phải xuất trình bản chính khi có yêu cầu kiểm tra.

·       Thông tin kê khai phải thống nhất: Kiểm tra kỹ thông tin trên tất cả giấy tờ để đảm bảo trùng khớp. Ví dụ, tên công ty trong đơn đăng ký phải trùng với tên ghi trong điều lệ; thông tin CMND/CCCD của một cá nhân phải nhất quán giữa danh sách cổ đông và bản sao giấy tờ tùy thân.

·       Chữ ký trên hồ sơ: Đảm bảo tất cả các chữ ký cần thiết đều đã ký. Thường thì chủ sở hữu hoặc các thành viên sáng lập ký vào cuối đơn đăng ký và điều lệ; danh sách thành viên/cổ đông phải có chữ ký của đại diện nhóm hoặc tất cả các cá nhân liên quan tùy biểu mẫu. Thiếu chữ ký là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.

·       Sắp xếp hồ sơ đầy đủ: Khi nộp, bạn nên xếp hồ sơ theo đúng thứ tự yêu cầu: đơn đăng ký ở trên cùng, tiếp đến điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, rồi các bản sao giấy tờ. Việc sắp xếp gọn gàng giúp cán bộ tiếp nhận dễ kiểm tra và giảm nguy cơ bỏ sót.

·       Nộp hồ sơ online cẩn thận: Nếu bạn nộp qua mạng, hãy scan (quét) hoặc chuyển đổi các tài liệu sang file PDF rõ ràng, không bị mờ nhòe. Ký số (chữ ký số) vào hồ sơ theo hướng dẫn trên cổng thông tin. Hồ sơ online yêu cầu các file đính kèm phải đầy đủ tương tự bản giấy, nếu thiếu sẽ bị trả về điện tử.

·       Chuẩn bị thêm bản dự phòng: Nên có ít nhất 2 bản điều lệ công ty (một nộp, một để lưu tại doanh nghiệp sau này). Các giấy tờ như danh sách cổ đông, danh sách thành viên cũng nên in dư vài bản có chữ ký sẵn để dùng khi cần thiết.

·       Kiểm tra lần cuối trước khi nộp: Cuối cùng, dành thời gian đối chiếu từng mục một với quy định hoặc checklist của Phòng đăng ký kinh doanh. Đảm bảo không quên bất kỳ tài liệu nào. Sự cẩn thận này sẽ giúp bạn nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp đầy đủ ngay lần đầu và sớm nhận được giấy phép kinh doanh.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp mới do thiếu kinh nghiệm đã bị trả lại hồ sơ chỉ vì những lỗi rất nhỏ như chưa công chứng CMND/CCCD hoặc thiếu chữ ký của một thành viên. Những sai sót tưởng chừng nhỏ này khiến quá trình đăng ký kéo dài thêm nhiều ngày, thậm chí phải đi lại bổ sung nhiều lần. Vì vậy, việc chuẩn bị bộ hồ sơ thật đầy đủ và chính xác ngay từ đầu không chỉ giúp bạn tránh phiền phức mà còn rút ngắn đáng kể thời gian để nhận được giấy phép kinh doanh.

Chuẩn bị hồ sơ chu đáo, đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình đăng ký doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian. Khi bạn đã có một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, việc nộp và chờ cấp phép chỉ còn là vấn đề thủ tục. Hãy đầu tư công sức vào khâu chuẩn bị để con đường khởi nghiệp của bạn thuận lợi ngay từ bước đầu tiên! Hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh có giấy phép, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của bạn khi bước vào thương trường.