Hướng Dẫn Thủ Tục Đăng Ký Thành Lập Doanh Nghiệp

Bạn lần đầu khởi nghiệp và chưa biết bắt đầu từ đâu để đăng ký thành lập doanh nghiệp? Đừng lo, thủ tục đăng ký kinh doanh không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình. Chỉ cần làm theo hướng dẫn cụ thể, bạn sẽ nhanh chóng nhận được giấy phép kinh doanh cho công ty mình. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến nộp đơn và nhận kết quả, giúp bạn thành lập công ty một cách thuận lợi và đúng quy định pháp luật.

Chuẩn bị thông tin trước khi đăng ký doanh nghiệp

Trước khi tiến hành nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty, bạn cần chuẩn bị sẵn các thông tin và quyết định quan trọng sau:

Loại hình doanh nghiệp: Xác định bạn muốn thành lập loại hình nào (ví dụ: Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân hay Công ty hợp danh). Mỗi loại hình có yêu cầu hồ sơ hơi khác nhau và ảnh hưởng tới cơ cấu quản lý, vì vậy chọn đúng loại hình là bước đầu tiên.

Tên doanh nghiệp: Suy nghĩ một tên công ty phù hợp và đảm bảo tuân thủ quy định. Tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trước đó, tên doanh nghiệp cũng không được quá giống với các thương hiệu hay công ty nổi tiếng khác. Nếu vi phạm, công ty buộc phải làm thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tên công ty cũng phải tuân thủ các yêu cầu về chuẩn mực đạo đức, không được chứa từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục, không được phép dùng tên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội mà chưa được pháp luật cho phép.

Địa chỉ trụ sở chính: Chuẩn bị địa chỉ đặt trụ sở công ty. Địa chỉ này phải được xác định rõ ràng, bao gồm số nhà, ngách, hẻm, phố, đường, thôn, xóm, ấp, xã, phường, huyện, quận, thị trấn, thị xã, và thành phố thuộc tỉnh. Doanh nghiệp cũng cần cung cấp thông tin liên hệ như số điện thoại, số fax và địa chỉ email (nếu có).

Lưu ý rằng doanh nghiệp không được phép đặt trụ sở chính tại căn hộ chung cư (ngoại trừ các căn hộ thương mại) hoặc nhà tập thể. Việc xác định địa chỉ trụ sở rõ ràng không chỉ giúp tăng tính minh bạch mà còn đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh, góp phần thực hiện các điều kiện đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định.

Ngành nghề kinh doanh: Xác định ngành nghề kinh doanh không được nằm trong danh sách cấm đầu tư, theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 27 của Luật Doanh Nghiệp 2020. Cụ thể, các ngành nghề bị cấm đầu tư bao gồm những lĩnh vực có thể gây nguy hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội và các giá trị văn hóa. Một số ví dụ đáng chú ý là: hoạt động mại dâm, buôn bán người, mua bán mô, xác và các bộ phận cơ thể, cũng như các hoạt động liên quan đến sinh sản vô tính ở người. Việc hiểu rõ quy định này sẽ giúp bạn bảo đảm rằng doanh nghiệp của mình hoạt động trong khuôn khổ pháp luật và an toàn.

Vốn điều lệ: Đối với công ty TNHH hoặc công ty hợp danh, vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản mà các thành viên đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập. Đối với công ty cổ phần, vốn điều lệ bao gồm tổng giá trị của các mệnh giá cổ phần đã được bán hoặc đăng ký mua. Vốn điều lệ doanh nghiệp phải theo quy định pháp luật. Vốn pháp định là mức vốn tối thiểu theo quy định của pháp luật mà doanh nghiệp phải có để được thành lập.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Điều kiện thành lập công ty liên quan đến người đại diện theo pháp luật được quy định trong Điều 12 của Luật Doanh Nghiệp 2020 (số 59/2020/QH14). Theo quy định này, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Người đại diện phải là cá nhân từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc nhóm đối tượng bị cấm tham gia quản lý hoặc thành lập doanh nghiệp. Đặc biệt, người đại diện không nhất thiết phải là cổ đông góp vốn trong công ty. - Người đại diện có thể là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài. Các quy định về số lượng, chức danh, quyền hạn và nghĩa vụ của người đại diện sẽ được quy định cụ thể trong điều lệ của công ty. - Người đại diện có thể giữ các chức danh như Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp. - Trong trường hợp công ty thuê một cá nhân làm đại diện, cần có hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm chính thức để đảm bảo tính hợp pháp. - Đối với các loại hình công ty như công ty cổ phần hoặc công ty TNHH, doanh nghiệp có thể có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật.

Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp: Người thành lập doanh nghiệp phải nộp lệ phí theo điều kiện đăng ký doanh nghiệp khi nộp hồ sơ, trừ trường hợp được miễn. Lệ phí có thể được thanh toán trực tiếp hoặc qua chuyển khoản nếu đăng ký trực tuyến. Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, từ ngày 20/9/2019, mức phí cho việc cấp mới, cấp lại hoặc điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 50.000 đồng/lần. Lưu ý nộp đúng và đầy đủ để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý kịp thời.

Các việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp

Hoàn tất thủ tục đăng ký và có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là bước khởi đầu. Để công ty có thể đi vào hoạt động thực tế, bạn cần làm thêm một số việc sau thành lập: Khắc con dấu doanh nghiệp: Công ty đặt làm con dấu tròn khắc tên và mã số doanh nghiệp. Con dấu này sẽ được sử dụng đóng trên các văn bản, hợp đồng của công ty. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết về mẫu dấu và không cần thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký, nhưng phải có dấu để hoạt động.

Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: Thường việc này đã được thực hiện trong quá trình đăng ký (với phí 100.000 đồng). Nếu chưa, bạn cần thực hiện công bố thông tin công ty trên cổng thông tin trong 30 ngày từ ngày thành lập.

Đăng ký thuế ban đầu: Liên hệ cơ quan thuế quản lý để làm thủ tục khai thuế ban đầu, đăng ký phương pháp kê khai thuế, mua chữ ký số để nộp tờ khai thuế điện tử và đóng thuế môn bài (miễn năm đầu).

Mở tài khoản ngân hàng: Mở tài khoản ngân hàng cho công ty (thủ tục mở miễn phí – chỉ cần duy trì 1.000.000 đồng trong tài khoản tùy ngân hàng đăng ký tài khoản). Theo Thông tư 173/2016/TT-BTC và Nghị định 209/2013/NĐ-CP thì các khoản phí của doanh nghiệp từ 20.000.000 đồng trở lên đều bắt buộc phải thanh toán từ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp. Do đó, bạn phải mở tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch và nộp thuế theo quy định hiện hành.

(Lưu ý: Doanh nghiệp không mất phí khi mở tài khoản ngân hàng, mà chỉ cần thanh toán phí duy trì tài khoản 1.000.000 đồng, tùy ngân hàng đăng ký tài khoản.)

Đăng ký hóa đơn điện tử: Nếu doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh phát sinh doanh thu, cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và mua phần mềm hóa đơn. Theo quy định mới thì tất cả các doanh nghiệp đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi mua - bán hàng hóa.

Các giấy phép khác (nếu có): Nếu ngành nghề bạn kinh doanh yêu cầu giấy phép con (ví dụ: giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy phép phòng cháy chữa cháy...), hãy tiến hành xin các giấy phép đó trước khi chính thức kinh doanh.

Những việc trên đảm bảo doanh nghiệp mới của bạn tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật và sẵn sàng cho hoạt động.

Kết luận

Quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều khi bạn nắm vững các bước và chuẩn bị chu đáo. Từ khâu chuẩn bị thông tin, hồ sơ cho đến cách thức nộp và nhận kết quả, mỗi bước đều có những lưu ý riêng nhưng không quá khó để thực hiện. Điều quan trọng là bạn làm đúng ngay từ đầu để tránh phải chỉnh sửa nhiều lần. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên đây, bạn sẽ tự tin hơn trong việc mở công ty cho riêng mình. Chúc bạn hoàn thành thủ tục đăng ký kinh doanh thành công và sớm đưa doanh nghiệp đi vào hoạt động hiệu quả!

Một số câu hỏi thường gặp

Hỏi: Thành lập doanh nghiệp mất bao lâu?

Đáp: Như đã đề cập, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là 3 ngày làm việc kể từ khi bạn nộp đủ hồ sơ hợp lệ. Thực tế nhiều trường hợp bạn có thể nhận giấy phép chỉ sau 2 ngày. Tuy nhiên, nếu hồ sơ phải bổ sung chỉnh sửa, quá trình này có thể kéo dài thêm vài ngày đến một tuần. Do đó để nhanh nhất, bạn nên chuẩn bị hồ sơ thật kỹ ngay từ đầu.

Hỏi: Thủ tục thành lập công ty có tốn nhiều chi phí không?

Đáp: Chi phí nhà nước để đăng ký thành lập công ty rất thấp. Bạn chỉ cần nộp lệ phí đăng ký 50.000 đồng và phí công bố thông tin 100.000 đồng. Nếu nộp hồ sơ online thì được miễn 50.000 đồng lệ phí đăng ký. Ngoài ra, bạn sẽ tốn chi phí khắc con dấu (khoảng vài trăm nghìn). Các chi phí khác như mua chữ ký số, hóa đơn điện tử... sẽ phát sinh sau khi thành lập khi doanh nghiệp đi vào hoạt động. Nhìn chung, chi phí đăng ký ban đầu thường dưới 1 triệu đồng nếu bạn tự thực hiện. Trường hợp thuê dịch vụ làm trọn gói, chi phí có thể từ 1-3 triệu đồng tùy đơn vị cung cấp (đã bao gồm các khoản lệ phí nhà nước kể trên).

Hỏi: Thành lập công ty cần tối thiểu bao nhiêu vốn?

Đáp: Pháp luật hiện hành không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu chung cho việc thành lập doanh nghiệp (trừ một số ngành nghề yêu cầu vốn pháp định cụ thể, ví dụ kinh doanh bất động sản yêu cầu 20 tỷ đồng vốn pháp định). Do đó, bạn có thể đăng ký vốn điều lệ tùy theo khả năng tài chính và kế hoạch kinh doanh của mình. Có những công ty nhỏ đăng ký vốn chỉ 10-20 triệu đồng cũng hợp lệ. Tuy nhiên, bạn nên chọn mức vốn hợp lý: vốn điều lệ quá thấp sẽ giúp tiết kiệm thuế môn bài (vì dưới 10 tỷ đóng môn bài 2 triệu/năm) nhưng có thể khiến đối tác, khách hàng nghi ngờ năng lực; còn vốn quá cao thì bạn phải góp đủ trong 90 ngày, nếu không sẽ vi phạm. Hãy cân nhắc kỹ để đưa ra con số vốn điều lệ phù hợp khi đăng ký thành lập công ty.

Hỏi: Tôi có nên thuê dịch vụ làm thủ tục thành lập doanh nghiệp không?

Đáp: Nếu bạn đã tìm hiểu kỹ và tự tin chuẩn bị hồ sơ, bạn hoàn toàn có thể tự nộp hồ sơ để tiết kiệm chi phí. Thủ tục không quá phức tạp đối với những doanh nghiệp nhỏ và vừa phổ thông. Tuy nhiên, nếu bạn bận rộn hoặc lo ngại làm sai, việc thuê dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói là một lựa chọn tốt. Các đơn vị chuyên nghiệp sẽ lo liệu mọi khâu nhanh chóng, chính xác, giúp bạn đỡ mất thời gian đi lại và tránh các lỗi hồ sơ. Quyết định thuê hay không tùy thuộc vào ngân sách và sự am hiểu của bạn. Dù tự làm hay thuê dịch vụ, điều quan trọng là đảm bảo doanh nghiệp được đăng ký đúng pháp luật ngay từ đầu.