Thủ Tục Thành Lập Công Ty: Những Điều Cần Biết Trước Khi Bắt
Đầu
Khác với hộ kinh doanh cá thể, công
ty (doanh nghiệp) là hình thức kinh doanh có tư cách pháp nhân (trừ
doanh nghiệp tư nhân) và có cơ cấu tổ chức chặt chẽ hơn, phù hợp cho hoạt động
kinh doanh quy mô vừa và lớn. Trước khi bắt tay vào thủ tục thành lập công
ty, bạn cần trang bị một số kiến thức cơ bản để chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng.
Dưới đây là những điều quan trọng cần biết trước khi bắt đầu quá trình mở doanh
nghiệp mới:
1. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù
hợp: Luật Doanh nghiệp Việt Nam hiện
hành cho phép thành lập các loại hình công ty phổ biến như Công ty TNHH một
thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần,
Công ty hợp danh và Doanh nghiệp tư nhân. Mỗi loại hình có đặc điểm
riêng. Ví dụ, nếu bạn chỉ có một mình góp vốn thì có thể chọn công ty TNHH một
thành viên (hưởng quyền lợi trách nhiệm hữu hạn, tách bạch tài sản cá nhân với
tài sản công ty) hoặc doanh nghiệp tư nhân (chịu trách nhiệm vô hạn bằng tài sản
chủ doanh nghiệp). Nếu có nhiều cổ đông mong muốn huy động vốn linh hoạt, công
ty cổ phần là lựa chọn phù hợp; còn nhóm nhỏ vài thành viên thân quen có thể chọn
công ty TNHH hai thành viên. Việc chọn đúng loại hình ngay từ đầu rất quan trọng,
giúp doanh nghiệp vận hành thuận lợi và phù hợp với quy mô, định hướng phát triển
của bạn.
2. Đặt tên công ty đúng quy định: Tên doanh nghiệp sẽ là thương hiệu gắn
liền lâu dài, nên cần chọn tên hay, dễ nhớ nhưng cũng đáp ứng quy định pháp
luật. Tên công ty tại Việt Nam phải bao gồm hai thành tố: loại hình
doanh nghiệp (ví dụ: Công ty TNHH, Công ty Cổ phần…) + tên riêng. Bạn
không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký
trên toàn quốc. Đồng thời, tên riêng của công ty không được sử dụng từ ngữ vi
phạm thuần phong mỹ tục, không dùng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tên
tổ chức chính trị – xã hội v.v. Chẳng hạn, bạn không thể lấy tên “Công ty TNHH
Bộ Tài Chính” hoặc thêm những từ cấm. Trước khi quyết định tên, nên tra cứu
trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tên dự định
không bị trùng. Việc đặt tên đúng không chỉ giúp thủ tục thành lập công ty
suôn sẻ (hồ sơ sẽ bị từ chối nếu tên không hợp lệ), mà còn tránh phải đổi tên
sau này gây tốn kém thời gian.
3. Xác định địa chỉ trụ sở kinh doanh: Mọi công ty cần có trụ sở chính
đặt trên lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ rõ ràng (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện,
tỉnh/thành). Bạn cần chọn địa điểm làm trụ sở phù hợp với ngành nghề kinh doanh
và có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ (như hợp đồng thuê nhà, giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất nếu nhà thuộc sở hữu của bạn). Lưu ý, theo quy định, không
được đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư thuần túy để ở hoặc nhà tập thể
(trừ trường hợp chung cư có phần diện tích được phép kinh doanh, ví dụ tầng
thương mại). Việc chọn địa chỉ hợp lệ rất quan trọng vì cơ quan đăng ký sẽ kiểm
tra và có quyền từ chối cấp đăng ký nếu địa chỉ không được phép kinh doanh.
4. Ngành nghề kinh doanh dự kiến: Trước khi lập công ty, bạn nên liệt kê
các ngành nghề kinh doanh mà công ty sẽ hoạt động. Pháp luật cho phép
doanh nghiệp tự do kinh doanh các ngành nghề mà pháp luật không cấm. Tuy
nhiên, một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện (ví dụ: kinh doanh dịch vụ bảo
vệ, kinh doanh giáo dục, thực phẩm, dược phẩm…) đòi hỏi công ty phải đáp ứng
thêm các điều kiện về giấy phép con, chứng chỉ hành nghề hoặc vốn pháp định. Do
đó, bạn cần tìm hiểu ngành nghề dự định kinh doanh có thuộc danh mục ngành nghề
yêu cầu điều kiện hay không để chuẩn bị cho phù hợp. Khi đăng ký, ngành nghề phải
được mã hóa theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (mã ngành cấp 4). Nếu chưa
rành về mã ngành, bạn có thể tham khảo danh mục tại cơ quan đăng ký kinh doanh
hoặc nhận tư vấn từ chuyên gia.
5. Vốn điều lệ và vốn pháp định: Một câu hỏi thường gặp là cần bao
nhiêu vốn để thành lập công ty? Hiện nay, pháp luật không quy định mức vốn
điều lệ tối thiểu cho đa số loại hình doanh nghiệp và ngành nghề (ngoại trừ
ngành nghề yêu cầu vốn pháp định như ngân hàng, bất động sản…). Do đó, bạn có
thể đăng ký vốn điều lệ tùy theo khả năng và kế hoạch kinh doanh. Vốn điều lệ
là số vốn do các thành viên/cổ đông cam kết góp trong một thời hạn nhất định
(thường là 90 ngày sau khi được cấp đăng ký). Hãy lựa chọn mức vốn phù hợp: quá
thấp có thể khiến đối tác nghi ngại về quy mô công ty, nhưng quá cao cũng không
cần thiết nếu khả năng tài chính hạn chế. Lưu ý rằng vốn điều lệ ảnh hưởng đến
thuế môn bài hàng năm (ví dụ công ty có vốn trên 10 tỷ đồng chịu mức thuế
môn bài cao hơn công ty vốn dưới 10 tỷ). Hãy cân nhắc kỹ và thống nhất giữa các
thành viên trước khi quyết định con số này.
6. Chuẩn bị giấy tờ cá nhân và thông
tin thành viên: Trước khi nộp hồ sơ thành lập
công ty, tất cả các thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập, người đại diện pháp
luật của công ty cần chuẩn bị bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực. Nếu
có thành viên là tổ chức (công ty khác góp vốn) thì cần bản sao giấy đăng ký
doanh nghiệp của tổ chức đó và quyết định ủy quyền người đại diện góp vốn. Việc
thống nhất danh sách thành viên/cổ đông, chức danh của từng người (giám đốc, chủ
tịch...) và tỷ lệ góp vốn của họ là bước chuẩn bị không thể thiếu trước khi lập
hồ sơ. Bạn cũng cần xác định người đại diện theo pháp luật của công ty
(có thể là bạn hoặc thuê người khác đủ tin cậy). Người này sẽ nhân danh công ty
ký kết giấy tờ, chịu trách nhiệm chính trong các giao dịch pháp lý, nên phải được
lựa chọn cẩn thận.
7. Hiểu về quy trình và chi phí: Thành lập công ty cần thực hiện theo
trình tự luật định. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sau khi chuẩn bị xong sẽ được nộp
lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố
nơi đặt trụ sở. Thời gian xử lý hồ sơ theo luật là 3 ngày làm việc kể từ
ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Chi phí nhà nước bao gồm lệ phí đăng ký kinh doanh
(thông thường 50.000 đồng nếu nộp trực tiếp) và phí công bố nội dung đăng ký
doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia (100.000 đồng). Nếu đăng ký online, lệ
phí đăng ký được miễn, bạn chỉ cần nộp phí công bố thông tin. Ngoài ra, sau khi
thành lập, công ty sẽ phát sinh các chi phí khác như khắc dấu công ty, mua chữ
ký số, in hóa đơn điện tử, thuê kế toán… Đây là những điều bạn nên lường trước
trong kế hoạch khởi nghiệp của mình.
Nắm vững những điều cần biết trên đây sẽ
giúp bạn tự tin hơn trước khi bắt đầu làm thủ tục thành lập công ty. Chuẩn bị kỹ
lưỡng ngay từ đầu là chìa khóa để quá trình đăng ký doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ,
tránh được các sai sót phải chỉnh sửa sau này.
.png)
