Điều Kiện Thành Lập Doanh Nghiệp Theo Quy Định Hiện Hành

Khi muốn mở công ty, bên cạnh việc chuẩn bị vốn và ý tưởng kinh doanh, bạn cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành. Luật Doanh nghiệp 2020 đã đưa ra những yêu cầu cụ thể về người thành lập, ngành nghề kinh doanh, tên công ty, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ... Bài viết này sẽ tổng hợp các điều kiện quan trọng mà bạn phải tuân thủ để quá trình thành lập doanh nghiệp được thuận lợi và đúng luật.

Điều kiện về chủ thể thành lập doanh nghiệp

Pháp luật quy định ai có quyền thành lập doanh nghiệp và ai bị cấm không được thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam. Nhìn chung, mọi cá nhân tổ chức đều có quyền kinh doanh, trừ những trường hợp đặc biệt sau:

Cán bộ, công chức, viên chức và sĩ quan, quân nhân trong lực lượng vũ trang: Những người đang làm việc trong cơ quan nhà nước hoặc lực lượng vũ trang nhân dân không được phép thành lập hoặc đồng thời quản lý doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần... Lý do là để đảm bảo họ tập trung công vụ và tránh xung đột lợi ích.

Người dưới độ tuổi thành niên, người mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự: Theo luật, người thành lập doanh nghiệp phải từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Do đó, người chưa đủ 18 tuổi hoặc người đang bị tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi (ví dụ người mắc bệnh tâm thần) không được quyền đăng ký kinh doanh.

Người đang chịu hình phạt tù hoặc bị tòa án cấm hành nghề kinh doanh: Nếu bạn đang chấp hành án phạt tù hoặc bị tòa án tước quyền thành lập, quản lý doanh nghiệp (do vi phạm pháp luật nghiêm trọng trước đó), bạn không được phép đứng ra mở công ty trong thời gian bị cấm.

Các tổ chức không được kinh doanh: Một số tổ chức pháp nhân đặc thù có quy định cấm thành lập doanh nghiệp. Chẳng hạn, cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang sử dụng tài sản nhà nước để kinh doanh thu lợi riêng là bị cấm. Hay một số tổ chức xã hội, từ thiện được lập ra không nhằm mục đích kinh doanh cũng không được tự ý đem tài sản đi thành lập công ty.

Trường hợp khác theo quy định pháp luật: Ví dụ, pháp nhân thương mại (doanh nghiệp) đang trong quá trình phá sản, bị tòa án cấm hoạt động một lĩnh vực nhất định, cũng không được phép thành lập doanh nghiệp mới trong lĩnh vực bị cấm đó.

Tóm lại, nếu bạn là công dân bình thường, từ 18 tuổi trở lên, không phải công chức, không trong thời gian thụ án hay bị cấm, thì bạn hoàn toàn có quyền thành lập doanh nghiệp. Những hạn chế trên chủ yếu nhắm đến người đang có vị trí đặc biệt hoặc vi phạm pháp luật nghiêm trọng.

Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, bạn phải khai báo ngành nghề kinh doanh dự kiến. Điều kiện đặt ra là ngành nghề bạn chọn không thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh theo luật. Hiện nay, pháp luật Việt Nam cấm kinh doanh các ngành nghề có ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội và đạo đức, sức khỏe cộng đồng. Một số ví dụ về ngành nghề cấm kinh doanh bao gồm: mua bán chất ma túy, các loại hóa chất, khoáng vật bị cấm; hoạt động mại dâm, môi giới hôn nhân bất hợp pháp; mua bán người, mô, bộ phận cơ thể người; kinh doanh vũ khí quân dụng, chất nổ; kinh doanh pháo nổ; dịch vụ đòi nợ thuê (hiện đã cấm hoàn toàn)...

Bên cạnh đó, có các ngành nghề kinh doanh có điều kiện – nghĩa là bạn vẫn được kinh doanh, nhưng trước hoặc sau khi thành lập doanh nghiệp phải đáp ứng thêm một số điều kiện nhất định. Ví dụ: kinh doanh dịch vụ bảo vệ cần điều kiện về vốn và người quản lý phải có hồ sơ lý lịch rõ ràng; kinh doanh thực phẩm chức năng cần giấy chứng nhận an toàn thực phẩm; mở trường học cần đủ điều kiện về cơ sở vật chất và đội ngũ giáo viên, được cấp phép ngành giáo dục. Những điều kiện này được quy định trong các luật chuyên ngành hoặc nghị định, thông tư hướng dẫn.

Khi soạn hồ sơ, bạn cần liệt kê mã ngành kinh doanh dự kiến của công ty theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (Quyết định 27/2018/QĐ-TTg). Nếu ngành nghề của bạn yêu cầu điều kiện, trong quá trình hoạt động bạn phải đảm bảo đáp ứng, nhưng khi đăng ký thành lập thì chưa cần xuất trình ngay giấy phép con. Tuy nhiên, có ngoại lệ: một số ngành như kinh doanh bất động sản (yêu cầu vốn pháp định 20 tỷ) – bạn phải đăng ký vốn điều lệ tối thiểu 20 tỷ và duy trì trong suốt hoạt động; ngành nghề dịch vụ đòi nợ trước đây yêu cầu vốn 2 tỷ nhưng hiện đã bị cấm kinh doanh.

Điều quan trọng là: Không được kinh doanh ngành nghề bị cấm, và nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện thì doanh nghiệp phải đáp ứng và duy trì các điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động. Trước khi đăng ký, hãy tìm hiểu kỹ xem ngành nghề của mình có vướng gì không để chuẩn bị.

Điều kiện về tên doanh nghiệp

Đặt tên doanh nghiệp tưởng chừng đơn giản nhưng pháp luật có những quy định chặt chẽ để tránh gây nhầm lẫn và bảo vệ quyền lợi các doanh nghiệp khác. Khi thành lập công ty, bạn phải đặt tên tuân thủ các điều kiện sau:

Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Hai công ty không thể có tên y hệt nhau trên phạm vi toàn quốc. Ngoài ra, tên được coi là nhầm lẫn nếu chỉ khác nhau bởi ký hiệu “&”, ký tự viết tắt, khoảng trắng, hoặc khác nhau về loại hình (TNHH, CP) nhưng tên riêng giống hệt. Ví dụ, bạn không thể đặt “Công ty TNHH Hoa Mai” nếu đã có “Công ty CP Hoa Mai” đăng ký rồi.

Không vi phạm thuần phong mỹ tục, văn hóa lịch sử. Tên công ty không được chứa từ ngữ thô tục, phản cảm, hoặc sử dụng tên danh nhân, tên cơ quan tổ chức nhà nước mà không được phép. Ví dụ, không được lấy tên “Công ty TNHH Bác Hồ” hay “Công ty CP Bộ Công An”.

Tên phải bao gồm loại hình doanh nghiệp (TNHH, CP, HD, DNTN) kèm theo tên riêng. Bạn có thể đặt tên tiếng Việt không dấu nhưng phải kèm tên tiếng Việt có dấu trong hồ sơ. Tên nước ngoài (nếu có) dịch từ tên tiếng Việt ra, và tên viết tắt có thể lấy chữ cái đầu các từ.

Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu bị cấm. Tên công ty không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu xâm phạm văn hóa, trật tự (như từ dễ gây hiểu lầm cơ quan công quyền). Không được đặt tên mang thương hiệu nổi tiếng của người khác khi chưa được phép để tránh gây nhầm lẫn.

Kinh nghiệm thực tế: Nên tra cứu tên dự định trên Cổng thông tin quốc gia (dangkykinhdoanh.gov.vn) xem đã có ai dùng chưa. Nên chuẩn bị 2-3 phương án tên phòng trường hợp tên ưa thích đã bị đăng ký.

Điều kiện về trụ sở chính của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp phải có một địa điểm liên lạc cố định trên lãnh thổ Việt Nam – đó là trụ sở chính. Điều kiện đặt ra cho trụ sở doanh nghiệp gồm:

Địa chỉ rõ ràng, thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Phải ghi cụ thể số nhà, đường, phường, quận, tỉnh. Nếu địa chỉ thuê, mượn thì doanh nghiệp nên có hợp đồng thuê/mượn hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng để tránh tranh chấp, kiểm tra.

Không đặt trụ sở tại căn hộ chung cư, nhà tập thể chỉ để ở. Luật cấm dùng căn hộ chung cư làm văn phòng kinh doanh, trừ phần diện tích có mục đích thương mại (officetel). Tương tự với nhà tập thể. Do vậy, nếu bạn dự định đặt trụ sở tại nhà riêng hoặc căn officetel, hãy chắc chắn địa chỉ đó được phép kinh doanh (kiểm tra giấy chứng nhận căn hộ có chức năng thương mại hay không).

Phù hợp quy hoạch, an ninh. Một số trường hợp địa phương không cho đăng ký doanh nghiệp tại khu vực nhất định (ví dụ khu quân sự cấm) thì phải tuân thủ. Nếu bạn mở nhà xưởng, trụ sở phải ở khu công nghiệp hoặc khu sản xuất cho phép, không gây ô nhiễm khu dân cư.

Treo biển tên công ty tại trụ sở. Đây là yêu cầu bắt buộc sau thành lập. Biển ghi rõ tên công ty và địa chỉ, gắn ở mặt trước trụ sở. Nhiều doanh nghiệp bị phạt do không treo biển.

Chọn trụ sở đáp ứng các điều kiện trên giúp quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi và doanh nghiệp hoạt động trơn tru, không lo phải chuyển địa điểm sớm.

Điều kiện về vốn của doanh nghiệp

Pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu cho phần lớn ngành nghề (trừ ngành yêu cầu vốn pháp định). Bạn được phép đăng ký vốn điều lệ tùy khả năng. Tuy nhiên, một số điểm cần chú ý:

Nếu ngành nghề kinh doanh của bạn thuộc diện yêu cầu vốn pháp định (như bất động sản 20 tỷ, ngân hàng 3.000 tỷ...), bạn phải đăng ký vốn điều lệ không thấp hơn vốn pháp định và có thể cần chứng minh vốn trong hồ sơ xin giấy phép con.

Thành viên/cổ đông phải góp đủ số vốn cam kết trong 90 ngày từ ngày cấp đăng ký. Nếu không góp đủ, phải điều chỉnh giảm vốn điều lệ xuống mức đã góp. Không góp đủ mà không điều chỉnh có thể bị xử phạt hành chính.

Vốn điều lệ ảnh hưởng đến lệ phí môn bài hàng năm: vốn trên 10 tỷ đóng 3 triệu/năm, vốn từ 10 tỷ trở xuống đóng 2 triệu/năm (được miễn năm đầu). Do đó, đăng ký vốn quá cao sẽ tốn tiền môn bài hơn, trong khi không bắt buộc.

Trách nhiệm của các thành viên/cổ đông hữu hạn trong phần vốn góp, nên vốn càng cao mức độ chịu trách nhiệm pháp lý càng lớn (một số đối tác thích công ty vốn cao vì tin cậy, nhưng cũng đòi hỏi công ty trách nhiệm tương xứng).

Tóm lại: Đăng ký vốn điều lệ phù hợp với quy mô dự định, không nên quá thấp gây trở ngại khi giao dịch, cũng không nên quá cao vượt khả năng góp.

Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Người này cần:

Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm (đã nói ở phần điều kiện về chủ thể). Người này có thể là chủ doanh nghiệp (DNTN) hoặc do công ty bổ nhiệm (giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch...).

Nếu vắng mặt khỏi Việt Nam trên 30 ngày, phải ủy quyền cho người khác bằng văn bản và thông báo cho Phòng ĐKKD. Điều này để đảm bảo luôn có người chịu trách nhiệm điều hành công ty khi cần.

Một công ty có thể có nhiều người đại diện (đối với công ty TNHH, cổ phần), nhưng phải chỉ rõ mỗi người nắm chức vụ gì, quyền hạn ra sao trong Điều lệ. Trong mọi giao dịch, chỉ cần chữ ký của một ĐDPL đủ thẩm quyền là công ty phải chịu trách nhiệm.

Người đại diện có thể thuê. Nếu bạn mời một người khác làm giám đốc đại diện, hãy có hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm. Người đại diện không nhất thiết phải là cổ đông góp vốn.

Việc chọn người đại diện rất quan trọng, bởi người này đại diện công ty trước pháp luật. Nên chọn người có chuyên môn, hiểu biết pháp luật và đáng tin cậy để giao trọng trách.

Điều kiện về hồ sơ và lệ phí đăng ký doanh nghiệp

Cuối cùng, để thành lập doanh nghiệp bạn cần có một bộ hồ sơ hợp lệ theo quy định và nộp lệ phí đăng ký đầy đủ:

Hồ sơ gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; Điều lệ công ty; Danh sách thành viên/cổ đông (nếu có); Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của các thành viên và ĐDPL; văn bản xác nhận vốn pháp định (nếu ngành nghề yêu cầu vốn pháp định); chứng chỉ hành nghề của cá nhân (nếu ngành yêu cầu chứng chỉ); Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền nộp).

Tất cả giấy tờ phải được ký tên bởi người có thẩm quyền, không tẩy xóa, thông tin thống nhất. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc online (dạng scan PDF).

Lệ phí: 50.000 đồng lệ phí đăng ký và 100.000 đồng phí công bố thông tin. (Miễn lệ phí 50.000 đồng nếu nộp online hiện nay).

Chỉ khi hồ sơ hợp lệ và đã nộp lệ phí, Phòng ĐKKD mới cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, hãy kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp và đừng quên nộp phí.

Kết luận

Trên đây là những điều kiện thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành mà bạn cần lưu ý. Từ điều kiện về người thành lập, ngành nghề dự định kinh doanh, cho đến tên công ty, địa chỉ trụ sở, vốn và người đại diện – mỗi yếu tố đều có những yêu cầu cụ thể. Việc nắm vững và tuân thủ các điều kiện này không chỉ giúp quá trình đăng ký kinh doanh của bạn diễn ra thuận lợi, không bị vướng mắc, mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho doanh nghiệp về sau.

Trước khi nộp hồ sơ thành lập công ty, hãy tự kiểm tra xem mình đã đáp ứng đủ các điều kiện chưa. Nếu chưa, hãy chuẩn bị bổ sung (ví dụ tìm địa chỉ hợp lệ, đổi tên khác, nhờ người đủ điều kiện đứng tên...). Khi mọi điều kiện đã sẵn sàng, việc đăng ký doanh nghiệp sẽ trở nên suôn sẻ, bạn sẽ sớm có giấy phép để bắt đầu hành trình kinh doanh của mình. Chúc bạn khởi nghiệp thành công, tuân thủ pháp luật và đạt nhiều kết quả tốt đẹp!